Mail og applikationer behøver ikke at blive flyttet på samme tid. Ved migrering af Lotus Notes til Microsoft 365 kan mailen flyttes først, mens Notes-applikationer fortsætter på Domino, indtil virksomheden er klar til at migrere eller afvikle dem. Det giver mulighed for at gennemføre overgangen i etaper frem for som ét samlet skift.
Det kræver stadig planlægning. Brugerne skal vide, hvor deres mail og applikationer ligger, og it-afdelingen skal kunne følge med i, hvem der er flyttet. Første skridt er at undersøge, hvilke dele af Notes-miljøet der stadig er i aktiv brug.
Undersøg miljøet, før mailen flyttes
En automatiseret analyse af Notes-miljøet kan give overblik over brugere, data og krypterede mails. Analysen hjælper med at skelne mellem aktive konti, gamle data og indhold, der kræver særlig håndtering. Gennemgå resultatet sammen med virksomhedens egne it-medarbejdere, så oplysningerne kan holdes op mod den daglige brug.
Få styr på, hvilke data der skal med, hvem der skal have en ny postkasse, og hvilke applikationer der stadig bliver brugt. Virksomheden og dens it-folk kan samarbejde om at få overblik over de aktive brugere og hvem der skal migreres. Migreringsfremskridt kan følges i Lotus Notes Adressebog, så det er synligt, hvilke brugere der er behandlet, og hvem der mangler.
Ved migrering af Lotus Notes til Microsoft 365 bør krypterede mails indgå i forberedelsen. Notes-mails kan kræve dekryptering, og BizPerformer Consult hjælper med det sammen med brugerne før migreringen. Samtidig kan virksomheden skelne mellem mail, der skal bevares, og materiale, som ikke længere har en funktion.
Flyt mailen, mens Domino-applikationerne bliver
Med en sameksistensopsætning kan mail køre i Microsoft 365, mens Notes-applikationer fortsætter på Domino. Brugerne får dermed en ny mailplatform, samtidig med at de beholder adgang til applikationer, der endnu ikke er klar til et skift. Mailmigreringen behøver altså ikke at vente på, at alle applikationer er gennemgået.
Beskriv, hvor brugerne fremover skal læse og sende mail, og hvordan de fortsat åbner Domino-applikationerne. Aftal også, hvem der håndterer spørgsmål om den nye postkasse, og hvem der tager sig af fejl i de eksisterende Notes-løsninger. Klare ansvarsområder gør det tydeligt, hvor brugerne skal henvende sig.
Efter flytningen kan applikationerne vurderes én ad gangen. Nogle kan være nødvendige i den daglige drift og kræve en plan for migrering. Andre kan afvikles, hvis de ikke længere bliver brugt. Tidsforbruget afhænger af, hvor mange Notes-applikationer der stadig er i brug.
En etapevis tilgang betyder ikke, at applikationerne bliver glemt. Giv hver applikation en ejer, og beslut, om den skal migreres, fortsætte på Domino i en periode eller lukkes. Notér afhængigheder til andre systemer og arbejdsgange, før beslutningen træffes. På den måde kan applikationerne håndteres særskilt uden at binde hele organisationen til én samlet overgang.
Licenser og budget skal følge brugernes behov
Microsoft 365-licenser bør vælges efter brugernes funktioner og behov, ikke alene efter deres gamle Notes-konti. Nogle har brug for samarbejdsfunktioner, mens andre primært skal have adgang til mail. Gennemgå brugergrupperne sammen med it-afdelingen, og fastlæg, hvilke funktioner der skal være tilgængelige fra første dag.
BizPerformer Consult hjælper med at fastlægge, hvilke Microsoft 365-licenser der er brug for, og med at udarbejde et mere præcist budget. Bed om at få forudsætningerne beskrevet, herunder hvilke brugere der tælles med, hvilke data der skal flyttes, og hvilke opgaver der ligger uden for mailovergangen. Så kan I se, hvad licensvalg og budget bygger på.
Mailmigrering for nogle hundrede brugere tager typisk nogle uger inklusive forberedelse. Det er en vejledende tidsramme, og forløbet afhænger blandt andet af krypterede mails, brugernes tilgængelighed og kvaliteten af de eksisterende data. Bed om en plan, der beskriver forberedelsen, selve flytningen og opfølgningen efter overgangen. En plan kan beskrive forberedelsen, flytningen og opfølgningen efter overgangen; du kan finde den ved at læse mere her.
Beslut næste skridt uden et samlet skift
En praktisk plan kan deles op i mail, brugere og applikationer. Først fastlægges, hvilke postkasser og data der skal flyttes. Derefter gennemgås de aktive brugere og deres licensbehov. Til sidst besluttes det for hver Notes-applikation, om den skal migreres, fortsætte på Domino eller afvikles. Automatiseret analyse giver overblik over brugere og data, og noteskonsulent.dk tilbyder hjælp til migrering af Notes til Microsoft 365.
Aftal også, hvordan fremdriften følges, og hvem der godkender de enkelte etaper. Lotus Notes Adressebog kan bruges til at følge migreringsstatus, mens samarbejdet mellem virksomhedens it-folk og migrationsfolkene holder brugeroversigten ajour. Hvis en bruger eller applikation ikke er klar, kan den håndteres særskilt, uden at hele forløbet skal sættes på pause.
BizPerformer Consult tilbyder migrering af Lotus Notes og Domino til Microsoft 365 eller Google Workspace samt automatiseret analyse af Notes-miljøer, hjælp med licenser og sameksistensopsætninger. Virksomheden hjælper også med at dekryptere Notes-mails sammen med brugerne. Læs om mulighederne for migrering af Lotus Notes til Microsoft 365, og brug oplysningerne til at gennemgå jeres egne brugere, data og applikationer.
Det centrale spørgsmål er, om organisationen skal flytte alt samlet, eller om mail kan skifte først. Med særskilte planer for mail, applikationer og ansvar kan virksomheden gå frem i etaper og bevare Domino-applikationerne, indtil der er truffet en beslutning om dem.