Digitale rutiner fungerer bedst, når arbejdsgange, brugeradgang og dokumentation hænger sammen. En platform kan understøtte virksomhedens opgaver med eller uden AI, mens brugeradministration og dokumentation indgår som dele af den daglige drift.
Tre spørgsmål kan sætte retning for arbejdet: Hvilke processer skal understøttes? Hvem skal have adgang til hvilke funktioner? Hvilke dokumentations- og compliancekrav gælder? Svarene peger på både den tekniske løsning og de rutiner, virksomheden skal have på plads.
Tag udgangspunkt i arbejdsprocessen
Gennemgå én arbejdsproces ad gangen. Følg opgaven fra det første behov, til den er afsluttet, og notér, hvem der udfører hvert trin, hvilke oplysninger der bruges, og hvor resultatet skal gemmes. På den måde bliver det synligt, hvor manuelle overleveringer skaber ventetid, eller hvor oplysninger registreres flere steder.
En digital arbejdsgang kan samle indtastning, godkendelse og arkivering i ét forløb. Beslut, hvilke handlinger der skal være obligatoriske, hvem der må godkende, og hvordan fejl eller manglende oplysninger skal håndteres. Uden klare rutiner risikerer virksomheden blot at flytte en uklar proces over i et nyt system.
AI kan indgå i nogle arbejdsprocesser, men digitalisering kræver ikke AI. Beskriv opgaven, og vurder, om automatisering kan hjælpe med et afgrænset trin. Det kan for eksempel være relevant at undersøge, om gentagne handlinger kan automatiseres med RPA, eller om AI skal støtte en medarbejder i en bestemt del af arbejdet. Valget afhænger af opgaven, datagrundlaget og behovet for menneskelig kontrol.
BizPerformer digitaliserer og understøtter virksomheders arbejdsprocesser med og uden AI. Virksomheden bygger løsninger i faser og afstemmer dem med forretningen fra start. Det giver mulighed for at beskrive den nuværende arbejdsgang, aftale det ønskede resultat og følge op på, om processen fungerer. Beskrivelsen af BizPerformers digitale løsninger og arbejdsprocesser findes på denne side.
Adgang og ansvar i den daglige drift
Brugeradministration styrer, hvem der har adgang til systemer og funktioner. Adgangen bør følge medarbejdernes arbejdsopgaver, ikke blot deres placering i organisationen. Gennemgå derfor rollerne, hvilke oplysninger hver rolle skal kunne se, og hvem der ændrer adgangen, når arbejdsopgaver ændres.
Giv adgang efter arbejdsbehov, og gør ansvarsfordelingen tydelig. Beskriv, hvordan nye brugere oprettes, hvordan adgangen ændres ved jobskifte, og hvordan den fjernes, når behovet ophører. Med faste rutiner kan virksomheden opdage adgange, der ikke længere har et formål.
Brugeradministration skal være en del af den løbende drift, ikke kun den første opsætning. Aftal, hvem der håndterer ændringer, hvor beslutninger registreres, og hvordan brugerne får hjælp. BizPerformer tilbyder brugeradministration, support og sparring. Når den løbende drift skal planlægges, beskriver bizperformer.com BizPerformers tilbud om brugeradministration, support og sparring.
Hosting, drift og overvågning bør også indgå i planlægningen. Undersøg, hvem der følger op på tekniske hændelser, hvordan fejl meldes, og hvilket ansvar virksomheden selv beholder. BizPerformer tilbyder platform hosting samt drift og overvågning 24/7. Interne roller og beslutninger skal stadig være tydelige.
Dokumentation og compliance i arbejdsgangen
Compliance betyder, at virksomhedens arbejdsgange tager højde for de krav, der gælder for dens aktiviteter. Kravene kan handle om dokumentation, adgang, godkendelser eller håndtering af oplysninger. Beskriv, hvad der skal kunne dokumenteres, hvem der har ansvaret, og hvor dokumentationen skal findes.
Dokumentation fungerer bedst, når den bliver til som en del af arbejdet. Hvis en godkendelse skal registreres, bør arbejdsgangen vise, hvem der godkender, og hvor beslutningen gemmes. Hvis en ændring skal kunne spores, skal virksomheden fastlægge, hvilke oplysninger der registreres, og hvem der må ændre dem.
InfoBridge tilbyder dokumentation og compliance for virksomheder med høje krav. Undersøg, om løsningen understøtter de dokumenttyper, roller og godkendelser, virksomheden arbejder med. Krav til informationssikkerhed skal vurderes ud fra virksomhedens situation. En digital løsning kan understøtte arbejdet, men virksomheden har stadig ansvar for at forstå og følge gældende krav.
Gennemgå processen med tre spørgsmål: Kan en ansvarlig finde dokumentationen? Kan virksomheden se, hvem der har udført eller godkendt et trin? Er det tydeligt, hvordan ændringer håndteres? Hvis svarene er uklare, skal arbejdsgangen eller ansvarsfordelingen beskrives, inden processen udvides.
BizPerformer-platforme og faseopdelt arbejde
BizPerformer har skabt BizPerformer Cloud, InfoBridge og Foreningsliv til forskellige behov. BizPerformer Cloud tilbyder korte trivselsmålinger, der tager 30 sekunder. InfoBridge tilbyder dokumentation og compliance for virksomheder med høje krav, mens Foreningsliv samler medlemmer, kontingent og kommunikation ét sted.
Vurder platformene ud fra den opgave, der skal løses, og de brugergrupper, der skal have adgang. For en forening kan medlemsadministration og kommunikation være centralt. For en virksomhed med omfattende dokumentationskrav kan sporbarhed og compliance fylde mere. Ved interne processer kan fokus være på godkendelser, målinger eller digitalisering af gentagne opgaver.
En faseopdelt tilgang giver mulighed for at lære af den første proces, inden arbejdet udvides. Afgræns opgaven, beskriv rollerne, fastlæg dokumentationskravene, og aftal, hvem der følger op på driften. Når arbejdsgangen er afprøvet, kan virksomheden vurdere, hvad der skal justeres, og om næste proces skal bygges på samme måde.
BizPerformer tilbyder IT-konsulentydelser, teknologirådgivning, AI-rådgivning og AI-workshops for ledelsen. Rådgivningen kan indgå, når virksomheden skal vurdere teknologiens rolle eller prioritere mellem automatisering og ændringer i arbejdsgangen. Beskriv behovet, fastlæg adgang og dokumentation, vælg en afgrænset proces, og tag derefter stilling til næste fase.
BizPerformers ordbog forklarer begrebet platform. Brug forklaringen sammen med virksomhedens egne krav: Hvilken opgave skal løses, hvem har ansvaret, og hvordan skal arbejdet dokumenteres? Svarene viser, hvilke funktioner og driftsaftaler virksomheden har brug for.